Si d’un premier point de vue la définition d’archive paraît simple, il faut quand même noter que si on part en profondeur, c’est un peu plus complexe. D’abord, il faut se pencher sur l’histoire de l’archivage, ses utilisations et ses propriétés, ses avancées et solutions, sans oublier les modifications qui viendront par la suite. En effet, une bonne gérance des archives est importante pour la suivie économique des entreprises. Cependant, il ne faut pas confondre archivage et stockage de documents.
L’utilité de l’archivage
Bien souvent, on reconnait l’importance d’une archive pour les sociétés que quand il devient nécessaire de s’y frotter. Ce n’est pas un secret que les entreprises connaissent une croissance exponentielle des documents à archiver. Ainsi, une bonne gestion à moindre coût devient une priorité si les entreprises aspirent à rester compétitives face aux concurrents et surtout pour faire face aux difficultés du marché économique. Cependant, de nos jours, l’archivage n’est plus une simple question de procédure de stockage ou une formalité administrative à remplir. Désormais, il est question d’archivage managérial, ce qui prend en compte et les astreintes administratives et les contraintes juridiques et sociales, mais également les éléments immanquables à l’anticipation des bonnes décisions à prendre afin de développer économiquement, socialement et juridiquement l’entreprise.
L’archivage, obligatoire devant la loi
En effet, l’archivage est une information retenue comme possible preuve de la conduite des affaires d’une entreprise au cas où il y aurait une poursuite judiciaire dans le but de prouver et faire valoir les droits et devoirs de cette dernière tout au long de son existence. Ainsi, en fonction des cas et de la nature du document archivé, la loi impose alors une conservation pour une durée comprise entre trois ans et trente ans.
Gestion des archives, un coût important pour les entreprises
Le nombre de documents composant un archivage en entreprise étant corrélatif à sa longévité, ce dernier pourrait très rapidement exiger des ressources humaines à plein temps pour un traitement inconnu de l’information. En dehors des coûts attribuables aux salaires des employés requis pour ladite tâche, plusieurs autres facteurs sont également à prendre à compte. Il y a entre autres la location des locaux et l’ensemble du matériel, les coûts mensuels en énergie, la taxe foncière annuelle ou encore les risques de destructions qu’il faudra couvrir par la souscription d’une assurance dédiée. Toutefois, il faut noter que le seuil de paiement pour les documents endommagés ne couvre qu’une insignifiante partie des frais réels.
